10. maj 2016

Referat fra bestyrelsesmøde i Guldborgsundløberne d. 10. maj 2016 i Nyk.F. hallen

 

Deltagere; Søren, Kaj Aage, Lisbeth, Lone, Tina, John, Chayka og Palle.

 

Dagsorden;

1.       Evaluering på løbeskolen 

2.      Status på medlemsregistering

3.      Status på kontingentbetaling og rykkere

4.      Økonomistatus

5.      Omkostningsgodtgørelse til bestyrelsen

6.      Swipp og MobilePay er nu klar til brug

7.      Div. indkøb (videokamera, projektor?)

8.      Opdateret log-in-liste (eftersendes)

9.      Eventuelt

 

1) Det går godt på de fleste hold. På hold 1 er der problemer med dalende deltagerantal. De tilbageværende er endnu ikke egnede til at rykke op på hold 2. Desværre er der ofte kun 1-2 deltagere ud over de to løbetrænere. Det blev besluttet at hold 1 fortsætter men kun med en træner hver gang indtil videre.

De to træningsdage har forskellig opbakning; der kommer absolut flest til mandagstræningen. Onsdags træningen virker til at have lavere status end mandagens. Måske over i købet mere sekunda, men fortsat socialt. Generelt tager alle trænere et godt ansvar og deltagerne virker tilfredse (dem vi har talt med).

 

Det blev aftalt, at vi indkalder til et fæles trænermøde en mandag i slutningen af maj. Baggrunden er, at det skal diskuteres, hvorvidt der er træneropbakning til at fortsætte løbeskolen efter sommerferien. Chayka indkalder til møde mandag d. 30. maj kl. 19.15. Der bestilles vand og kaffe til mødet. Evalueringen af løbeskolens forårsdel drøftes samt det videre forløb.

Der er stadig trænere, der mangler trænerløbetrøjer, De indkøbes nu og ønsker til størrelser indsamles. Hanne har tilbudt at indkøbe de sidste.

 

2+3) Status på medlemstal er 191. 18 fik en betalings-reminder, og 7 mangler stadig at betale.

Søren spurgte, hvorvidt udsendelseslisten (mailadresser på samtlige medlemmer) er ajourført; det kunne Lone/Tina bekræfte. 2. rykkerrunde er nært forestående.

Generelt er kontingentindkrævningen gået godt. Kun få problemer, specielt med medlemmer, der har skiftet bank siden sidst. Det blev aftalt at holdlederen får medlemslister til d. 23. maj, hvor trænerne tjekker alle deltagere i dagens løb. Lone får liste over de sene betalere og laver friske lister til dagen.

 

4) Tina fremlagde status på økonomien. Der er i år - indtil videre - kommet indtægter på 54.000 kr. Vi mangler fortsat indtægter fra de løb, der er planlagt til afholdelse henover sommeren. Søren kunne oplyse at løbeskolen måske havde givet underskud, fordi annonceringen var dyrere end de ekstra kontingentind-tægter.

 

5) Der foretages snart udbetaling til hvert bestyrelsesmedlem på 700,- kr. til dækning af den enkeltes diverse udgifter.

 

6) Swip og Mobile pay fungerer nu efter Tina har været på et superkursus. Vi har Mobile Pay klistermærker til brug i forbindelse med kommende løb, så deltagerne kan se, at Mobilepay/Swipp nu er en mulighed. Kaj Aage får mærker til traileren.

 

7) Videokamera, der skal bruges i løb i forbindelse med tidstagningen, bør være indkøbt og klar til Sydstensløbet som sikring, hvis tidstagningen svigter. Lisbeth snakker med løber fra Anitas fotoshop; ellers indkøber John kamera.

Indkøb af egen projektor udskydes. Vi låner os frem indtil videre.

 

  1. Loginlisten er endnu ikke opdateret, men Søren udleverede 6 nye mailadresse-konti. Lone holder øje med ”kontaktmailen”, Søren ser på ”formandsmailen” og Tina klarer kasserermailen. Gamle administratorer erstattes med nye - vi kontakter de gamle bestyrelsesmedlemmer. Søren inviterer Kaj-Åge og Palle til at være i gruppen. Men pt. er Kaj Aage og Palle ikke på Facebook og kan derfor ikke gøres til nye administratorer. Søren opdaterer loginlisten og sender ny ud.

 

 

  1. Hamborgskovløbet forsøges nu ændret til et Cross/Trailløb i oktober. Tidspunktet skyldes, at der er rigtig mange løb rundt omkring i september.

 

Fra 1. juli starter vi igen med træning i Hamborgskoven mhp.  løbet i oktober.

Middelaldercentrets P-plads ønskes anvendt som start og slutpunkt i år; er der mon restriktioner på P-pladsen?

 

Aftenarrangement i juni med foredrag af Jesper, der har restitution, søvn og hvile på programmet, vil John tage sig af; han tager kontakt til foredragsholderen.

 

Da vi har et Krenkerupløb i august tager vi ikke kontakt til Marielyst for at etablere samarbejde og et evt. Festugeløb på Marielyst. Men måske til næste år.

 

Mulighed for lettere og mere permanent lokale, der kan stilles til rådighed for os, når vi har behov for det, skal undersøges. Måske er Sofieskolen en mulighed, John kontakter Alex Jørgensen, lokalekonsulent i Guldborgsund Kommune med henblik på sikring af fremtidigt mødelokale.

 

Næste mødedato – mandag d. 15. august.

 

17. maj 2016, Palle P. Myssen