Bestyrelsesmøde mandag d. 2. december kl. 19:00 Guldborgsundløberne

Deltagere: Tina Oldrup, Søren Møller-Madsen, Lone Clausen, Kai Aage Munk, Janne Rasmussen, Lisbeth Christiansen og ut. Dorte Mie Olsen

Referent: Dorte Mie Olsen

Der serveres en sandwich, vand og kaffe samt hjemmebagt kage fra café

Søren byder velkommen og byder ind med en kort dagsorden

 

Dagsorden:

 

1.     Økonomisk status

Tina har udskrevet dokument fra bankkonto – fra primo august 19, hvor vi er i + med ca, 100.000,00

Der er indkøbt telt og markering flag, begge dele er betalt, Dokument sendes bordet rundt til gennemsyn.. 

Vandflasker – som er alternativ til halsedisse er også indkøbt og skal nu testes om de er tætte og om de kan tåle at komme i opvaskeren. 

Søren spørger om der er spørgsmål ? Det er der ikke.

                                           

2.     TV2Øst-løbet. DGI har henvendt sig for at høre, hvad VI som arrangørforeninger (og der er vist 3??) har behov for af støtte, for at sætte fokus på foreningerne og gerne skaffe nye medlemmer. Eksempelvis kunne de promovere et tilbud om ugentlig fællestræning i perioden 1. feb. og op til løbet, evt. på skift mellem de 3 foreninger.

Indledende drøftelser mellem Triathlonklubben, Guldborgsund Kommune og os. Afholdelses sted bliver formodentlig Marielyst, trods store gener med trafik, parkering osv. Ved tidligere arrangementer har der været betydelige pengekrav fra Digelauget – grundbeløb + beløb pr. deltager – d.d. kender vi ikke beløbet.

 På mødet blev drøftet hvad Tri klubben samt Guldborgsundløberne kan   tilbyde – frivillige hjælpere til mange af opgaverne. Lolland Falsters cykelklub skal spørges omkring deltagelse, da de har mange uddannet trafik-kontrollanter til regulering af trafikken. Der skal findes en dato for et stort fælles møde, hvor alle deltagere fra de forskellige klubber skal inviteres.

Dato for afholdelse. 3. maj 2020

Søren har talt med Martin fra DGI. Martin stillede forslag om, at vi i fælleskab med andre løbeklubber på Falster kunne træne i fælleskab – ex. søndags træning hvor TV2 øst kunne promoverer/reklamerer for dette. Bestyrelsen skal give en tilbagemelding – men umiddelbart ikke et udbredt ønske herfra. Vi forudser forvirring omkring tid og sted.

Søren har et forslag om, at vi som klub promoverer os, vi vil gerne bakke op med ex. tilbud om deltagelse i vores løbeskole/løbehold. Der kan udarbejdes et TV2Øst medlemskab med løbetræning, deltagelse i vores naturløb samt  deltagelse i løbet d. 3. maj. Hvis dette bliver aktuelt skal vi starte vores     løbeskole op allerede februar 20. Sættes dette i værk skal vi have arrangeret et Naturløb i januar og april – så kan vi byde ind med 4x socialløb inden   afholdelse af TV2Øst løbet.

 

TV2 kan filme og derved får vi promoveret vores egen klub. Det foreslås, at vi tager kontakt til Ringsted (løbeklub) – som har været løbsarrangør i flere år.  Kontakt?

I egne rækker, skal vi også sikre os at vi har trænere som vil påtage sig træneropgaven.

DGI skal være med til at reklamerer for Guldborgsundløbernes arrangementer og alle løb skal arrangeres inden for kommune grænsen.

Efter endt drøftelse, må det konkluderes, at vi tilbyder ikke-medlemmer deltagelse i vores ”løb i naturen” i januar, februar, marts og april.

3.     Projekt ’Flere udsatte med i fællesskaber gennem bevægelse’. Jeg har vedhæftet mailen med forespørgsel om vores eventuelle deltagelse.

Forespørgsel fra Saxenhøj v/Claus Bakke mht. deltagelse i vores almindelige løb. Der spørges om de kan deltage sammen med os, sammen med en ansat. 

Borgeren bliver medlem og har så en hjælper med som evt. ikke skal være medlem, men have en hjælperfunktion og uden betaling. Saxenhøj er et bosted for misbrugere og hjemløse. Lone fortæller lidt om forholdene på   Saxenhøj. Mht. træningsforløb, så skal man kunne deltage på lige fod med     vores andre løbere. Vi ønsker et møde, så vi ved hvad der forventes. Søren og Lone er tovholdere og deltager i et evt. møde

Evt. møde inden jul, men først opstart i det nye år

Søren melder tilbage til Claus Bakke.  

 

4.     Status på aftale med Intersport om levering af klubtøj.

Kort drøftelse af tidligere aftale med Intersport/Ricky, om levering af fusion  sportstøj til Guldborgsundløberne. Aftalen var dengang, at butikken altid skulle være leverings dygtige i jakke og trøjer med vores logo. Umiddelbart var det 5  stk. af hver, der skulle være på lager.                     

Bestyrelsen er bekendt med avisomtalen d. 8. november hvor der står, at Intersport Nykøbing Falster er under konkursbegæring. I stykket oplyses også, at aktiverne overdrages  til en ny virksomhedskonstruktion hvor Ricky Midtgaard fortsætter som hidtil.

Tina henvender sig en mail til Ricky, for at få bekræftet at vi stadig har aftalen.

 

5.     Forberedelse af generalforsamling

a.     valg af ny formand

b.     hvorledes skal proceduren være for udpegelse af årets frivillige?

c.      inviteres årets frivillige til gratis spisning?

d.     hvilken procedure skal vi have for beslutning om det kommende års aktiviteter?

 Der har ingen henvendelser været i forbindelse med valg af ny formand til feb.20.

Tina Oldrup meddeler, at hvis der ikke viser sig nogen interesserede, så vil hun gerne opstille som formand. Der informeres også om, at en af vores trænere ønsker at træde ind i bestyrelsen. Navnet er bestyrelsen bekendt.

Bestyrelsen ønsker Søren som hjælper i processen omkring oplæring af en ny  formand. Da Søren ikke ønsker at fortsætte i bestyrelsen, men gerne vil hjælpe, drøftes muligheden for at han får en afgrænset opgave som konsulent i forbindelsen med campus.

Janne foreslår en anden fordeling af opgaver i klubben, så klubben stadig består og at ingen ”knækker” nakken i for mange opgaver. Hvis Tina overtager formandsposten, skal hun ikke være kasserer. Ilse Munk – søster til Kai Aage, vil meget gerne hjælpe og overtage denne post – det fordre dog, at hun er  medlem af bestyrelsen. 

Bestyrelsen består i dag af 5-7 medlemmer, hvis der ønskes flere skal der  laves en vedtægts ændring, så vi kan udvide med op til 9 medlemmer. Kai-Aage kontakter sin søster over mobilen, hvor hun bekræfter, at hun gerne vil deltage.

På Generalforsamlingen skal der stilles forslag om denne vedtægtsændring.

Bestyrelsen mangler også en der vil hjælpe med træneropgaver, skemalægning, organisering af løbeskolen m.m.

Bestyrelsen er enig om, at hver træner kan have som opgave at man selv kontakter en indskifter i tilfælde af sygdom eller anden form for fravær.

Lone har bestilt lokaler og mad. Lone sørger for indbydelse.

Vi skal have et møde mere i bestyrelsen hvor vi præcist taler om og tilrettelægger generalforsamlingen.

 

Søren informerer om, at han stadig gerne vil være træner på løbeskolen.

Procedure for udpegelse af frivillige:

Sidste års stemmeseddel var ikke optimal, der var stort set ingen der stemte. Bestyrelsen er dog enig om, at der skal være fokus på at være frivillig. Vi beslutter at det er trænere og indskiftere som skal pege på Årets træner, mens bestyrelsen peger på Årets rutinerede frivillige samt Årets vejviser.

Den usynlige ”hjælper” skal belønnes sammen med andre frivillige. Søren skriver rundt til alle trænere og indskiftere. Når navnene er fundet, printer Tina    på ”pænt” papir og Janne sørger for rammer.

 Alle frivillige inviteres til generalforsamlingen og klubben betaler for deres mad, det er den anerkendelse vi som bestyrelse kan give. De ny indkøbte drikkedunke skal også gives til de frivillige. Vi har stadig rester af halsedisser, 29 stk. tilbage. Bestyrelsen er enige om, at bestyrelsen giver afkald på halsedisser – det er vigtigere at alle frivillige belønnes.

 

Kommende års aktiviteter. Kort gennemgang af tidligere måder til, at få    medlemmerne til at byde ind med hjælp. Er der andre måder, at arrangerer det på?

Søren har lavet et forslag, et skema som på forhånd kan sendes ud til alle medlemmerne – hvor de skal svare på forskellige spørgsål i forbindelse med    andre aktiviteter. Vi håber, at kunne få en meningstilkendegivelse for, hvad der evt. ønskes af tiltag. Kort drøftelse om, at give ansvaret til 1-3 personer i  hver gruppe, 1 tovholder og 2 hjælpere

Vi forsøger at sætte datoer på, det vil en hjælp i planlægningsfasen, der kan evt. også laves et årshjul.

Bestyrelsen er enige om at prøve Sørens forslag. Der tjekkes op på hvor mange skemaer man kan sende ud via google drev, eller ex. survey monkey. Jeg undersøger mulighederne på google drev. Spørgeskemaerne skal sendes ud elektronisk.

 

                      Evt.

                      Ny møde dato: mandag d. 13. januar kl. 19:00