Referat bestyrelsesmøde 22. Maj 2014

Referat fra bestyrelsesmøde 22. maj 2014 hos Hanne Brix Hansen

Til stede: Janne Rasmussen, Mette Aarslew-Jensen, Lone Clausen, Mikael Krøier Henriksen, Søren Møller-Madsen, Hanne Brix Hansen og Tina Oldrup

1. Budgetopfølgning
Kontoudtog fra Jyske Bank for i år gennnemset.
Budget udsendt til alle. Det gamle højttaleranlæg bliver solgt for 4.000 kr.
Der skal indkøbes et par pavilloner mere til løb.
Kursusudgifter og kørepenge er brugt, da der er kommet en ny træner. Dejligt at der er nogen, der vil deltage og bruge det lærte. MKH undersøger om kommunen giver tilskud til kurserne, og hvordan vi får det.
Der er et pænt antal klubtrøjer tilbage. HBH vil gerne opgøre antallet. Der skal gøres en indsats for at få dem solgt på Cementen. 150 kr./stk.

2. Kontingentopkrævning
Flere har ikke fået besked inden opkrævningen, det er ikke det samme for alle. MKH har kontaktet leverandøren, Klubmodul, der ikke mener, der er problemer. Der er usikkerhed om ca. 23 – 73 medlemmer. Nogle er registreret som kontantbetalere. Der er registreret 125 medlemmer d.d. Der er en liste med medlemmer, der ikke har betalt trods to rykkere. Der sendes endnu en rykker med oplysning om at de bliver slettet, hvis de ikke indbetaler før en frist.
Fremover bliver der mulighed for at betale med andre kort end Dankort. Der er flere medlemmer, der ikke ønsker, at der foretages automatiske træk på deres konto. Der er pt. 23 kontantbetalende medlemmer, der skal have besked om at det er tid til at betale.
De medlemmer, der ikke vil stå med automatisk betaling, kommer til at stå på en særskilt liste. Pt. 2 personer.
Næste gang skal Klubmodul sende en liste over de medlemmer, de sender advis til før opkrævningen. Vi vil så vurdere, om de leverer varen.

3. Henvendelse fra Claus Bakke vedrørende Ejegodhallen
Vi er ikke interesserede i projektet. Vi følger Campus i stedet.

4. Facebookgruppen Guldborgsundløberne
Gruppen er pt. en lukket gruppe. MKH har rettigheder til at godkende medlemmer af gruppen. Fremover skal gruppen være åben, men hvis der er noget, der bliver slået op af stødende karakter eller i modstrid med klubbens interesser skal det fjernes.
Man definerer selv sin egen profil.
Klubarrangementerne skal lægges på Facebooksiden fremover.

5. Mails fra DGI og andre organisationer
SMM sorterer i det, der videresendes. Der er en hel del mails, der ikke er interessante for vores medlemmer.

6. Cykling som alternativ træning
De interesserede kan møde med cykel OG hjelm, deltage i opvarmningen og så følges og evt. lave lidt styrketræning. Dermed er der en gruppe for løbere, der er skadede eller skal restituere efter løb. Der lægges vægt på, at det er et lille ekstratilbud til løberne. Det er ikke egentlig cykeltræning. MAJ lægger op til en start på mandag.

7. Opkrævning af halvt kontingent
Datoen rykkes frem til 1. september, så løberne kan melde sig ind ved afslutningen af sæsonen. MKH får det rettet i Klubmodul.

8. Hjemmesiden
MAJ foreslår at lægge nyhedslinks fra VoresPuls ind på hjemmesiden. Det vil gøre at der sker lidt på siden. Enighed om at det er en god idé.
Hjemmesiden er den statiske del, Facebooksiden er den dynamiske del. Der arbejdes på et åbent forum, hvor der fx kan laves opslag for et bestemt løbehold. Intet login.
På mandag (og følgende mandage) tager bestyrelsen klubtrøjer på og bliver fotograferet ved Cementen. Trænerne skal også fotograferes. Tag blå klubtrøjer på.

9. Spørgeskemaundersøgelse vedr. løbeskolen
SurveyMonkey kunne være en mulighed. Der er andre firmaer. HBH undersøger bindingsperiode og funktionalitet. Bestyrelsen ser spørgsmålene inden de udsendes.
MKH gør opmærksom på, at det kunne være smart at måle antal besøgende på hjemmesiden. Google Analytics (gratis).
Hvis bindingsperioden for SurveyMonkey – udvidet er max et halvt år, køber vi denne.

10. Motionsslangeløbet
Fint arrangement, men med for få deltagere. Stort arbejde. Der manglede 5 og 10 km. løberuter. Der har været henvendelser om halvmaraton i stedet for 26 km. Det skal ligge på den gamle del af Motionsslangen. Måske skulle det ligge på et andet tidspunkt af året? Fx sidst i juni eller sidst i august. Alternativt efter Eremitageløbet. Konklusionen bliver, at det fremover lægges i sidste tredjedel af juni.

11. Eventuelt
LC spørger til en tidligere beslutning om at bestyrelsesmedlemmerne har koder til de forskellige ting, vi skal bruge. Fx løbskalendere, lokalereservation og Foreningsportalen. MKH og SMM får givet det videre. Skærmprint af indbakken gennemgås på møderne.

Stafet for Livet – kolliderer med Sommerfesten. Ok at TON reklamerer for SfL. Sommerfesten skal nævnes i samme forbindelse.

Bus til Broløbet. Ikke afklaret endnu.

Opvarmningen har svingende kvalitet. Den person, der skulle holde kursus, har ikke meldt tilbage. Vi fortsætter med at holdene skiftes.

Tidtagningen. Det går fint med testene.

Materialeliste, HBH udarbejder og fotograferer. Højttaleranlægget ’bor’ foreløbig hos Søren. Resten samles på ét sted.

Crossløb (HBH). Kommer der noget i vores område? Det forventes at der bliver fire lokale løb. Guldborgsundløberne springer over denne gang.

Projekt på Strandboulevarden – spændende, hvad der kommer ud af det.

Næste møde den 21. august 2014 hos TON.
Mødet slut kl. 22.05