Referat bestyrelsesmøde 27. Juni 2013

Referat fra bestyrelsesmøde den 27. juni 2013, kl. 19.00 hos Lone Clausen.

Deltagere: Søren Møller-Madsen (SMM), Mette Aarslew-Jensen (MAJ), Tom Mogensen (TM), Mikael Krøier Henriksen (MKH), Hanne Brix Hansen (HBH), Lone Clausen (LC) og Tina Oldrup (TON)

Dagsorden:

  1. Resultatopgørelse for perioden 1/1 2013 til dags dato

  2. Kort drøftelse af regnskabsprincip

  3. Revision af budget. Herunder anvendelse af stipuleret overskud fra Sydhavsstafetten

  4. Kodeks for samarbejde i bestyrelsen (oplæg vedhæftet)

  5. Arrangement af crossløb i DGI’s serie for sæsonen 2013-2014

  6. Evaluering af Idestrupløbet (bl.a. opvarmning, navn på chip, manuel registrering af vindere)

  7. Hjemmeside (opdatering, forum, medlemsliste)

  8. Fælles holdning til afvikling af løbeskolen

  9. Evt.

 

 

Referat:

Referat fra sidste møde: Ingen bemærkninger

  1. Der er pt. et overskud på ca. 7.000 kr. + forventning om 25.000 kr. fra Sydhavsstafetten.

Der er solgt 65 af de gamle løbebluser. HBH har afleveret pengene til MKH. De seneste kontoudskrifter har cirkuleret på mødet, så alle kan se posterne.

HBH har undersøgt diverse vedr. trailerkøb. Sponsorer ønsker eksponering, men traileren vil typisk kun være synlig, når der er løb. Kunne det være bedre at købe en brugt trailer? Der er enighed om, at den skal være ny. Finansieres af overskuddet fra Sydhavsstafetten. Bestilles, når pengene er kommet.

  1. Vi fortsætter med det samme regnskabsprincip, men laver en ’aktivliste’ for aktiver over 15.000 kr., så man kan se, at aktiverne er til stede.
  2. Budgettet gennemgås. Der er indkøbt flere klub-t-shirts end forudsat og der er indkøbt trænertøj til 15 trænere, hvor det var forudsat 12 og gule træner t-shirts.

De resterende klub-t-shirts sælges løbende. SMM sætter noget i nyhedsbrevet. De koster 150 kr.

  1. SMM gennemgik oplægget til kodeks for samarbejde. SMM foreslår, at vi kan få udarbejdet en slags ’stillingsbeskrivelse’ for posterne i bestyrelsen. Han vil arbejde på at lave beskrivelsen til næste møde. Vi skal i fællesskab være bedre til at få forudset, hvor vi kan løbe ind i problemer (som fx at medlemmerne ikke bestiller t-shirts ved betalingen). Der er enighed om, at de, der har betalt til tiden kan få en t-shirt, uanset om de har lavet den særskilte bestilling.

Bestyrelsen vedtog at kodekset skal gælde for vores samarbejde fremover.

 

  1. MAJ fremlægger at der har været henvendelse fra DGI. Der er mulighed for at få løbet den 8. december. DGI stiller tidtagning til rådighed. Ruten lægges i Hamborgskoven. MAJ er tovholder på projektet.

Toiletvogn 2.900 kr. + rengøring 300 kr. minus 30 %. HBH har bedt om tilbud.

Guldborgsundløbet fastholdes i år og der bliver muligvis motionsslangeløb ca. begyndelsen af maj næste år.

  1. Der har været ønske om opvarmning til Idestrupløbet. Mange løbere har forventning om at der er fælles opvarmning. Bestyrelsen bakker op, men lader det være op til dem, der står for løbet næste gang.

Fremover skal der ikke være navne på chippene, så der kan være tvivl om, om man har fået en andens.

Medlemmer af klubben kan fremover få deres egen chip, så de kan tilmelde med den. Dermed vil der blive mindre registrering på løbsdagen.

Det er vigtigt fremover at registrere vinderne manuelt, så de kan identificeres, uanset om tidtagningen er på plads.

  1. Det har knebet lidt med opdatering af hjemmesiden, men lige nu er den ok.

Vi undersøger om Klubmodul’s hjemmesidemodel kunne være noget for os. Den koster ca. 10.000 kr. men skulle være nem at arbejde med. Klubmodul inviteres til et møde efter sommerferien. SMM orienterer Thomas og Allan om at vi undersøger mulighederne.

Når medlemslisten opdateres lægges kun navne og telefonnumre på.

  1. Trøjeudleveringen har taget meget tid, så det har været svært at være klar til start kl. 18.00. Vi stræber efter at starte kl. 18.00.

Alle hold bliver til opvarmningen, så der er opbakning.

LC spørger, om der bliver møde for trænerne for at evaluere på, hvordan det går. MKH indkalder til møde 17.15 i Hallen mandag den 1. juli.

MAJ foreslår at opvarmningen skal være på et vist minimum, så det ikke bliver for kort. Minimum 5 minutter.

HBH foreslår at der bliver et kursus for trænerne til opstart af næste års løbeskole, så alle er klædt godt på.

Alle er glade for oversigterne over opvarmning og antal deltagere på holdene.

Vi har tidligere givet løbeskolens deltagere et ’godt tilbud’, hvis de meldte sig ind ved afslutningen af løbeskolen. Det er beskrevet i vedtægterne, hvad det koster, hvis man melder sig ind i løbet af året.

Løbeskolemedlemmerne kan få et gratis startnr. til Guldborgsundløbet, hvis de melder sig ind og betaler de 150 kr. for resten af året.

Debat om, hvilken rute, der løbes i Hamborgskoven. Har vi som klubmedlemmer en pligt til at løbe selve den rute, der skal løbes på løbsdagen?

SMM og TM vil dele opgaven med at sørge for 10 km. ruten fremadrettet.

  1. SMM bad om input til nyhedsbrevet.

MAJ oplyser, at der kommer et kursus under DGI om kombitræning lørdag den 24. august. Deltagelse for egen regning.

SMM ønsker, at klubben kan få et lokale, hvor der er opbevaringsmuligheder. MKH undersøger mulighederne.

B1938 har 75 års jubilæum 3. august. Ingen kan møde. SMM melder et pænt afbud og køber et gavekort på 1.000 kr. til Handelsstandsforeningen.

LC, HBH og Nina Myssen arbejder på planlægning af en sommerfest, evt. i Hannenovskoven/Virkethus.

SMM oplyser, at han har fået indbydelse til et arrangement i Virkethus den 12. august. SMM deltager for klubben.

 

 

Næste møde bliver hos TM, Østergade 50, Idestrup, den 3. oktober.

 

Referent: Tina Oldrup