Referat bestyrelsesmøde november 2014

Referat fra bestyrelsesmøde 24. november 2014 på Sdr. Vedby Skovvej 26.
Til stede: Søren Møller-Madsen, Mikael Krøier Henriksen, Mette Aarslew-Jensen, Hanne Brix Hansen, Lone Clausen, Janne Rasmussen, Tina Oldrup. 

1. Referat fra sidste møde (email-møde) godkendt uden bemærkninger.

2. Opfølgning på økonomien. Ser ganske fornuftigt ud. Der kommer en pæn indtægt fra Omfartsvejløbet senere. Udgifter til hjemmeside og klubarrangementer er ikke brugt som budgetteret. 

3. ICloud-kontoen. Der er få, der læser det, der kommer. SMM rundsender fremover det, han regner med kan have relevans for resten af bestyrelsen. Så er det op til hver enkelt at sortere efter interesse. 

4. Evaluering af løbeskolen. Langt overvejende positivt. Mailes til trænerne nu og gennemgås for trænerne ved opstart af løbeskolen. Blev også nævnt på trænerafslutningen på Panino. Til næste år udsendes spørgeskemaet før sommerferien.

5. Økonomien i Omfartsvejløbet. Økonomien kører via Folketidende af hensyn til moms. Det endelige overskud til klubben kendes endnu ikke, men forventes at udgøre 30-40.000 kr. 

6. Hjemmesiden: Spam er et stort problem. Nu skal man så oprette sig som bruger for at benytte Forum. Selv det er blevet spammet. JR arbejder på at finde en løsning. HBH oplyser, at statistikken viser, at hjemmesiden har god trafik. En del skyldes nok Omfartsvejløbet. Statistikken følges fremover. JR laver en tekst, SMM kan formidle i nyhedsbrevet vedr. oprettelse som bruger. Vi kan få et link til Vores Puls på vores hjemmeside (Vidget). Det giver lidt liv på siden. JR og HBH arbejder videre.

7. Brug af ændret logo på hjemmesiden. MKH mener, det logo, der er på hjemmesiden, ikke er det, der er vedtaget. SMM oplyser at det var for at få klubbens ’pay off’ sammenskrevet med logoet, og at det var for langt ift. hjemmesiden. Vi vedtager herefter, at der skiftes til det nye logo – med lige sider. Det skal så ’råbes’ ud til medlemmerne hurtigst muligt. På hjemmesiden er logoet delt på tre linjer af hensyn til opsætningen. 

8. Tidtagning. Det har vist sig at koste lidt ekstra at få registreret virksomhedshold til Omfartsvejløbet, dels for klubben, 500 kr. og for tilmelderen, 100 kr. til Events for You, som så klarer hele processen. Mht. Sydhavsstafetten lader vi arrangørerne selv beslutte, hvad der skal ske fremover. Generelt gælder, at den eller de, som har påtaget sig at forestå et arrangement, også bestemmer hvorledes arrangementet organiseres og afvikles. 

9. Aftale med Sportmaster. Hvad gør vi fremover? Der er langt mellem de gode oplevelser. Vi ønsker ikke længere at handle med Sportmaster, men vil gerne have kontakt med en lokal sportsforretning for om muligt at få en god aftale. Vi laver et udkast til brev til Intersport og Sportigan, så de får mulighed for at byde ind. SMM finder det gamle materiale frem. 

10. Årets frivillige. MAJ foreslår, at der er en person fra klubben, der hædres for sit frivillige arbejde. Debat om hvordan, det kan gøres. Der kan evt. anskaffes en vandrepokal. Der bør nok hædres flere hvert år, da
der er rigtig mange, der gør en indsats i løbet af året. Træner, vejviser, ny frivillig, rutineret frivillig er kategorierne. Der indkaldes forslag (nomineringer) blandt medlemmerne via hjemmesiden og Facebook  og bestyrelsen beslutter, hvem der vinder.

11. Tilrettede stillingsbeskrivelser. Med henblik på at tydeliggøre rollerne ved afvikling af løbeskolen foreslås en koordinerende træner, der tager sig af de emner, der er rettet mod trænerne, og en administrativ koordinator, der tager sig af deltagerregistrering, udlevering af trøjer mv. Samtidig nedlægges opgaven som cheftræner. Desuden oprettes en ny post som materielforvalter, da vi efterhånden har meget grej. Materielforvalteren skal tjekke tilstanden på grejet og sørge for bestilling/indkøb om nødvendigt. Der udpeges til posterne efter generalforsamlingen.

 
12. Dato for generalforsamlingen. 7. februar 2015.  

13. Eventuelt. Der er indgået en klage fra Jan Simonsen, NALK, vedrørende den debat, der foregik på Facebook efter crossløbet i Nyråd Løbeklub. Det skal sikres, at klubben ikke bliver part i diskussioner mellem medlemmerne. MKH gør rede for sin opfattelse. Klager over crossløbene evalueres af DGI efter løbene. Vores Facebookgruppe skal være åben for alle. Rettigheder som klubben har, skal ikke administreres, så de tilgodeser enkeltpersoner. Som det står i referatet fra bestyrelsesmødet den 22. maj 2014, skal Facebookgruppen være åben for alle. Der kan kun blokeres for stødende indlæg og aktivitet, der går mod klubbens interesser. Det er vigtigt, at der gives meddelelse til Jan Simonsen som formand for NALK, at hans medlemmer er velkomne på vores Facebookside. Det må bero på en misforståelse, at de er blevet udelukket fra siden. SMM skriver. Fremover mailes rundt til bestyrelsen før der evt. udelukkes nogen fra Facebookgruppen.

 
Næste møde:
5. januar 2014 kl 19.15 hos Hanne Brix Hansen, Grønlandsvej 15. 

Tina Oldrup
Referent.