Referat fra bestyrelsesmøde afholdt den 18. december 2017

Deltagere; Lisbeth, Tina, Lone, Søren, Kaj-Aage, John og Palle

Afbud; ingen

Dagsorden:

Frivillige

1.       Gennemgang af referat af møde 29/11 2017 med DGI (vedhæftet)

Alle frivillige i 2017 får en halsedisse med Løbe logo på som tak for deres indsats i 2017. Dette sker ifm. med bestyrelsens beretning. Alle kaldes op, der afsluttes med foto af årets frivillige.

De frivillige fra 2017 tilbydes gratis forplejning ifm. med spisningen efter generalforsamlingen 2018.

Politik ifm. overholdelse af færdselsreglerne forklares på general-forsamlingen og på vores træningssamlinger.

1.       Procedure for planlægning af det kommende års aktiviteter

Alle deltagere har mulighed for at stemme på fem af de på væggene opsatte arrangementsforslag opsat af bestyrelsen.

Man kan således med gule PostIt melde sig til at varetage en hvilken som helst aktivitet man ønsker at bidrage til i løbet af 2018.

1.       Skal vi lave en ’frivillig-politik’?

Beslutning: Søren laver et forslag til vores nye ”frivillig politik”. Den søges færdiggjort gennem mails. Vi orienterer endvidere på generalforsamlingen omkring diverse politikker på foreningsområdet.

Planlægning af generalforsamling

1.       Løbeaktivitet inden generalforsamlingen

Beslutning: Lone, Christel og Bo har styr på arrangementets fysiske del. Præmier indkøbes snarest af Lone. Spisningen er i de sædvanlige lokaler i Hallen.

1.       Forslag til dirigent

Beslutning: Bestyrelsen foreslår Thomas Urfeldt

1.       Valg – Lisbeth, Palle, Kaj Aage og Søren er på valg.

Søren, Kaj-Aage og Lisbeth genopstiller, Palle modtager ikke til genvalg.

Ingen umiddelbare forslag til bestyrelsesmedlem fra bestyrelsen.

1.       Forslag til suppleanter

Nina og Bo er pt. suppleanter.

Beslutning: Søren forespørger om de modtager genvalg.

1.       Forslag til udpegning af årets frivillige (tidligere retningslinjer vedhæftet)

• Årets træner
• Årets nye frivillige
• Årets rutinerede

Beslutning: Forslag til emner efterlyses i kommende nyhedsbrev for januar, som Søren skriver. Der indkøbes 3 gavekort til de udvalgte, Lone indkøber gavekort.

1.        Planlægning af årets aktiviteter (jf. ovenfor punkt 1c)

Beslutning: Se punkt 1b.

1.       Indkøb af gaver mv.

     Beslutning: Der indkøbes præmier til konkurrencen ifm. generalforsamlingen. Lone indkøber/skaffer præmier

1.    Efterfølgende hygge – hvad skal der betales?

     Beslutning: Det blev besluttet at medlemmer til generalforsamlingens spisning koster 100,- kr. og 200, -kr. for ikke medlemmer.

1. Hvem laver indbydelser?

Beslutning: Lone forelagde forslag til indbydelse til generalforsamlingen d. 3. februar 2018. Indbydelsen blev godkendt og efterfølgende rettet lidt til med farverne.

1.      Andet vedrørende generalforsamlingen?

Beslutning: Søren informerer om bestyrelsens temaaften og det efterfølgende indledende arbejde med ”frivillige politikken”. Oplyser også om muligheden for at skifte betalingstidspunkt til marts.

Forslag om grafisk afbildning af foreningens udgifter og indtægter blev besluttet. Tina laver et forslag til graf visende indtægter og udgifter på diverse arrangementer i 2017 til brug ifm. fremlæggelse af regnskab.

Kontingentet hæves fra 300,- til 400,- kr. årligt mhp. deltagelse i det kommende foreningshus

 Planlægning af onsdagstræningen

1. Der er fra flere sider udtrykt utilfredshed med onsdagstræningen, dels fordi forskellige grupper træner hver for sig selv og dels fordi der er utilfredshed med det nuværende sted ved NFC Syd

Beslutning; Bestyrelsen beslutter at vi vinteren igennem fastholder de to mødesteder. Når løbeskolen begynder i foråret 2018 starter alle træninger fra fodboldklubbens P-plads.

Økonomistatus

Beslutning; Tina redegjorde for regnskabet. Status er at vi har ca. 119.000 kr. på kontoen pt.

Vi har fået ny ordning i mobilepay - kaldes Myshop – her skal medlemmer fremadrettet kunne foretage indbetalinger ifm. klubarrangementer og betaling for deltagelse i løb, men ikke til indbetaling af kontingent.

     Det blev besluttet, at klubbens mobil kan nedlægges.

   Fremsendte oplæg til eventuelle samarbejdsaftaler om foreningshus (2 forslag vedhæftet)

Beslutning: Begge forslag blev fremlagt af Søren. Forslag 2 er nok det mest sandsynlige; det betyder et foreningshus med selvstændig bestyrelse og brugerråd. Brugerråd vil bl.a. skulle udarbejde principper for medlemskab af foreningshuset.

Afslutning af løbeskolen – se sammenfatning i det vedhæftede referat

Beslutning: John og Lone laver fælles opvarmningsprogram, der skal tage 6-7 min. til løbeskolens start.

Nogle trænere savner feedback/forbedringsforslag fra andre trænere.  Forslag om gæstetrænere på holdene, alt efter behov, er en god mulighed.

Opfølgning på diverse punkter fra sidste bestyrelsesmøde (referat vedhæftet)

1.       ”bestyrelsen vil holde øje med et godt tilbud på et telt til 7-8.000 kr.”

Beslutning: Ingen har set på telte, vi spejder videre.

1.       ændring af tidspunkt for kontingentopkrævning

Beslutning: Der foreslås 15. marts jfr. tidligere

1.       nøgler til NFC Syd – pt. har Lone, Lisbeth og Søren en nøgle

Beslutning: de tre medlemmer fortsætter med nøglerne, men kan omplaceres efter, hvem der har mest behov for dem.

Flere kan rekvireres, hvis behov opstår

1.       kurser – 6 har tilkendegivet interesse for Basis 3. 6 er tilmeldt inspirationskursus om løbeskader.

     Beslutning: Basis 3. er ikke fastlagt endnu. Kursus om løbeskader ligger i marts 2018.

Eventuelt

                Hanne har afleveret en kasse (blå) trøjer til Kaj Aage

Beslutning: Det er t-shirts som er blå. De sælges til generalforsamlingen i februar for 50,- kr. stykket.