Referat fra Bestyrelsesmøde i Guldborgsundløberne mandag d. 26. februar 2018

 

Til stede:

Søren Møller Madsen, Lone Clausen, Kaj Aage Munk, John Andersson, Lisbeth Christiansen, Tina Oldrup og Dorte Mie Olsen

Referent: Dorte Mie Olsen

 

Inden vores bestyrelsesmøde fik vi en introduktion til projekt” Idræts Campus” af René Fjeldsøe.

 

Dagsorden punkter:

Gennemgang og evt. tilretning af ”stillingsbeskrivelser” for bestyrelsen.

Gennemgang af stillingsbetegnelser i bestyrelsen. Søren laver en tilrettet udgave af beskrivelserne og sender rundt til accept.

Drøftelse omkring den frivillige hjælp og koordinering af løbeskolen. Evt. stillings opslag som sendes ud med nyhedsbrevet og emnet skal drøftes på næste trænermøde d. 22. marts.  Samtidig tales der om træner ansvar i forbindelse med fravær i løbeskolens trænings periode – er det den koordinerende træners opgave. I invitationen til træner mødet skal det nævnes, at vi skal have en drøftelse omkring dette.

 

Bestyrelsen konstituerer sig:

Formand – Søren Møller Madsen

Næstformand – Lone Clausen

Kasserer – Tina Oldrup

Medlemsadministratorer – Tina Oldrup & Lone Clausen

Lokaleadministrator – Lone Clausen

Materialeforvalter- Kaj Aage Munk

Sekretær – Dorte Mie Olsen

Bestyrelsesmedlem – Lisbeth Christiansen

Bestyrelsesmedlem – John Andersson

 

Godtgørelse for brug af privat telefon, pc, printer mv. i forbindelse med bestyrelsesarbejdet.

Bestyrelsen beslutter, at bestyrelsens medlemmer skal have en godtgørelse pr. Person på kr. 700 pr. år for brug af privat pc, mobil, print m.m

Orientering om og evt. tilretning i dokumentet ” Hvad promoverer Guldborgsundløberne”. (bla. på baggrund af forespørgsel om sponsoraftale med F10 om økonomirådgivning).

Drøftelse omkring sponsorrater med F10, Søren tager kontakt for at få mere oplysninger. Forslag om sponsorpakker!

Evaluering af generalforsamlingen.

Forslag om, at afholde Generalforsamlingen på en anden måde, for at afklare om et langt arrangement har en betydning for, at der ikke deltager flere medlemmer. Vi fastholder modellen for i år, men vil til næste år tydeliggøre, at man sagtens kan deltage uden at deltage i alle aktiviteter.

Planlægning af årets aktiviteter og med særlig fokus på løbeskolen. Skemaet med afstemning og frivillige fra generalforsamlingen er vedhæftet.

Gennemgang af prioriteringsliste på aktiviteter og arrangementer, hvor der kræves flere frivillige. Optælling fra listerne som var sat op til Generalforsamlingen, hvor deltagerne kunne skrive sig på, til de arrangementer hvor de gerne ville deltage og hjælpe som frivillige. Søren skriver mail og sender rundt til en given aktivitet, og beder om at man svarer om hvilken funktion man har til arrangementet, hjælper, tovholder osv.

Evt.

Drøftelse omkring 2x træning om ugen – fremadrettet? Ønsker vi træning på faste hold om mandagen og fælles træning om onsdagen? Fælles opvarmning begge dage – kræver flere der vil hjælpe med at varme op. Evt. opvarmningsprogram fra Lone og John. Vi afventer trænermøde d. 22. marts.

Startsted cementen eller NFC? Vi fortsætter fra cementen begge dage og afventer Campus.

Deltagelse ved crossløb. Bo Olsen og Tina Oldrup har talt om muligheden for at afvikle et af DGI's crossløb i Guldborgsundløberne, men da deltagerantallet nu ligger omkring 4-500 løbere vil det kræve rigtig mange frivillige hjælpere. Da det er tvivlsomt, om vi kan skaffe dem, vil vi ikke byde ind på et løb i næste sæson.

 

Persondataforordningen: der er skærpet krav omkring deltager lister med navne, adresser og cpr. Intet med personlige oplysninger må ligge fremme. Når der sendes mail rundt, skal mailen sendes som bcc, så dem der får mailen ikke kan se de andre navne der sendes til. Træder i kraft 25. maj 2018.

John ønsker et nyt hold – hold 4,5 – dette emne tages op på træner mødet i marts.

Punkter til nyhedsbrevet: Lone oplyser at styrketræningen stopper på Nordby Skolen 22. marts.

Næste møde bliver mandag d. 14. maj. Tid og sted oplyses senere.