Referat fra Bestyrelsesmøde i Guldborgsundløberne onsdag d. 10. april 2019

 

Til stede:

Søren Møller Madsen, Lisbeth Christiansen, Kai Aage Munk, Janne Rasmussen og Dorte Mie Olsen

Referent: Dorte Mie Olsen

Afbud: Lone Clausen, Tina Oldrup

Mødet afholdes i Hallen, lokale 9

 

Vi starter med vand, sandwich og kaffe

Søren byder velkommen til vores nye bestyrelsesmedlem Janne Rasmussen

 

Dagsorden:

 

Omkostningsgodtgørelse

Til bestyrelsen for telefon, print

Små kørsler mv.:                                

Der forslås kr. 700 til hvert medlem, som tidligere. Det vedtages enstemmigt.

Bestyrelsen går ind for åbenhed og derfor sender Søren sender et udtræk rundt fra Banken, til gennemsyn med diverse bevægelser.                                                                

 

Opdateret liste over klub-

Login mv:  Alle medlemmer af bestyrelsen har formelle oplysninger og adgang til domænenavne, bank oplysninger, klub modul osv. Alle har også adgang til mailen formand@guldborgsund.dk, så hvis man har lyst, kan man se alle de mails som Søren modtager, tilsvarende for de øvrige klub-mailadresser.

Nyeste kode på listen er koden til vores trailerlås

Janne spørger ind til vores tidstager system. Det er Janne der er koblet op til dette og hun fortæller, at for hende er det ok, at bestyrelsen har adgang til dette – men at det er et ret vanskeligt system at begå sig i og derfor anbefaler hun at det kun er hende der foretager ændringer m.v. Janne lægger Lapio oplysninger ind på Log-in dokumentet.

Opdatering af bestyrelses

Oplysninger på hjemmeside,

GBS kommune, Bank, DGI mv:       Div. Opdateringer. Janne skal reg. I Banken. Janne tager selv kontakt til Tina O. Der er taget et billede af Janne – det skal lægges på bestyrelsens hjemmeside. Vi opfordres til at tjekke egne oplysninger.

Planer for den kommende sæson: aktivitets planer udover den almindelige løbeskole. Generelt syntes alle ikke, at der er mange frivillige kræfter. Evt. kontakt med tidligere løbsarrangører som kan være tovholdere for de frivillige som har meldt sig, de frivillige skal inddrages så det bliver mere synligt at de bliver en del af gruppen.

Madpakkeløb: forslag om at det skal foregå en onsdag, evt. sidste onsdag i maj ?

Istur til Guldborg: også en onsdag. Sidste år, var det sidste løbsdag inden ferien.

Vi skal være hurtige med en udmelding med tid og sted.

Stafet for livet: Tina har meldt os på som hold – det foregår d. 17-18. august.

Sommerfest og socialløb: info senere

Hamborgskovløb: lørdag d. 21. september – det afvikles sammen med Tri kluppen som vi plejer.

Margueritløb: 22. september. Vi ved ikke endnu om det overhovedet afholdes. Lisbeth og Gitte Christiansen følger op på dette.

Nye socialløb er: madpakkeløb samt Biatlon.

Der er mange løb i eftersommeren og derfor mange hensyn der skal tages.

Guldborgsundløberne har fået flere henvendelser omkring at arrangerer andre løb ex. løb til den Store Havefest, samt et andet løb på Marielyst. Det har vi takket nej til.

Status for kontingentbetaling:         pt. er der 11 som ikke har betalt, deriblandt et par stykker som ikke er så gode til netbetaling. Tina plejer at tage kontakt til de enkelte og får hjulpet med betalingen.

Som sidste år, ser vi os nødsaget til at lave en kontrol på løbere som ikke får betalt. Det skal gøres en mandag efter opvarmning, hvor de enkelte trænere får udleveret en liste med indmeldte navne. Der tjekkes op på de løbere, man har i gruppen. Umiddelbart vil der ved opvarmning gangen inden opfordres til at man får bragt kontingentbetalingen i orden. Dato for kontrol bliver mandag d. 29. april.

Man kan være prøveløber 2x, inden man skal melde sig ind.

Søren trækker lister ud for alle hold. Søren skriver ud til alle trænere, så alle er forberedte.

 

Onsdagstræning når løbeskolen stopper? som vanligt løbetræner vi i Hamborgskoven om onsdagen når løbeskolen går på sommerferien. Vi løber i skoven indtil det bliver for mørkt, sidste løbsdag bliver d. 18. september. Herefter løbes der fra NFC om onsdagen. Denne beslutning drøfter vi igen til efteråret, når vi ser hvor langt byggeriet er på den nye Campus. Kan man overhovedet komme til at løbe derude, maskiner, byggeplads m.v.?

Der stilles forslag om, at klubben henvender sig til Guldborgsund Kommune omkring belysning på stien langs banerne mod Sdr. Vedby – der er meget mørkt og glat om vinteren.

Janne fortæller om en app som hun bruger. Der kan man tage et billede af ex. hul i vejen, store nedfaldne grene, gadelygter u. lys osv. Der har været god respons fra kommunen de gange hun har meldt noget ind.

Nye kommunikationskanaler:            

a:lukket Facebook gruppe for bestyrelsen. Siden er lukket og hemmelig. Hvis man ikke er med i bestyrelsen, kan den ikke findes/søges på FB.

b: Ny Facebook side for Guldborgsundløberne. Line Nyborg og Janne har arbejdet på denne nye side, men grundet sygdom er det sat lidt i bero.

Reglerne for denne side drøftes. Faste arrangementer skal kunne ses, løbetider, opdateringer hver uge, et vindue ud – promovering.

Billede arkiv: hvis bestyrelsen har billeder kan de lægges ind på bestyrelsessiden på FB. Billeder af super kvalitet, som skal bruges til/på reklamer kan sendes til en icloudkonto der tilknyttes til mailen info@guldborgsundløberne.dk

c: Nyt navn og formål. FB-gruppen Guldborgsundløberne – den officielle gruppe ændres til Guldborgsundløberne, fra medlem til medlem.

Der skal lægges vægt på, at sitet er til kommunikation mellem medlemmerne ex. i forbindelse med kørsel, arrangementer osv.

Der skal være faste regler for, hvad der lægges op af begivenheder.

Vi drøfter vores forundring over, at Guldborgsund Kommune samt DGI promoverer Gratis klubben Runners meget i de sociale medier, på FB samt stykke i Folketidende. Forslag om at Søren fremsender mail med vores forundring.

d: Giver det anledning til ændringer i dokumentet – hvad promoverer Guldborgsundløberne?.

Hovedreglerne er stadig gyldige. Vi reklamerer ikke for medlemmers eller andres evt. salg af produkter eller lign. Hvis løbere har et produkt de ønsker at vise frem, fortælle om og evt. sælge – kan dette evt. gøres på en klubaften.

På FB skal der også stå noget om medlemsfordele, ex. løbetøj med rabat, der skal være fokus på de butikker som er flinke til at støtte os.

PR skal kun laves via FB gruppen.

Forslag om, at der laves endnu en kolonne - Facebookside - på vores ”hvad promoverer Guldborgsundløberne”. Søren laver oplæg til indhold.

 

Evt.  der er en smule forvirring omkring trænerhjælp om onsdagen. Vi er dog enige om, at der løbes frit. Det vi lover om onsdagen er fællesløb.

Der foreslås at man på de opsatte skilte, hænger hvert holds program i en lamineret udgave – som løberne kan låne eller kigge på – om onsdagen. Dorte Mie laver nogle stykker og tager med næste onsdag.

 

                                                                 Næste bestyrelsesmøde er 12. juni eller 17. juni. Søren sender en doodle rundt på mail.